Come creare un preventivo efficace

preventivo efficace

La riconoscibilità del professionista è fondamentale per avere opportunità di lavoro ma da sola non basta all’acquisizione del cliente. Per generare un rapporto professionale è necessario proporsi in modo convincente e con i giusti mezzi. Un preventivo efficace rappresenta la soluzione migliore.

Sinteticamente è il documento dove sono riportati i costi, le attività e tempi di attuazione, con lo scopo preciso di stringere una collaborazione. Quindi è una lista? Non esattamente. 

Devi sapere che il preventivo, per essere efficace, non si può limitare a un semplice elenco di voci, ma è a tutti gli effetti una presentazione professionale, nonché il fondamento del rapporto tra te e il potenziale cliente.

In questo articolo vedrai come fare un preventivo, individuando dapprima gli elementi principali per poi capire come muoversi nel web marketing.

Gli elementi essenziali del preventivo efficace

È doveroso comprendere una serie di informazioni indispensabili a fornire una giusta conoscenza al cliente. Includere questi elementi, non solo rispetta il principio di trasparenza, ma contribuisce a instaurare un solido rapporto lavorativo.

I punti essenziali sono:

  • Dati
  • Servizi
  • Spese
  • Tempistiche
  • Termini e condizioni

I dati

Con i dati si identificano le parti, specificando quelli di tipo anagrafico e commerciale. Il documento deve avere data di consegna e quella di scadenza per determinare la validità. Inoltre, per l’accettazione del cliente, occorre prevedere gli spazi per timbro e firma.

I servizi

I servizi definiscono, in modo dettagliato, le attività allo scopo di far capire come vengono distribuiti gli sforzi. In questa fase più si è chiari e meno incomprensioni si verranno a creare.

Le spese

Le spese vengono associate ai servizi, suddivise in modo logico e strategico. Quindi vengono compresi: compensi professionali, costi fissi e variabili e spese extra dovute a richieste o bisogni del cliente.

Le tempistiche

In questa sezione vengono riportate le date di consegna del lavoro, la conclusione di singole fasi e i tempi tecnici relativi al rapporto tra le parti. Quando si stabiliscono i tempi deve essere chiaro tutto il processo lavorativo.

Termini e condizioni

Infine i termini e le condizioni disciplinano il rapporto. Questa sezione può essere più o meno lunga e dipende dalla complessità del lavoro proposto.

Si prendono in considerazione aspetti come:

  • le modifiche extra
  • modalità di pagamento
  • condizioni di utilizzo
  • risoluzione di eventuali controversie

Anche se spesso è la parte conclusiva del preventivo deve essere affrontata con la dovuta attenzione.

Aspetti tecnici

Iniziamo col dire che è preferita la forma scritta a tutela dei soggetti coinvolti. Non sono previste sanzioni ma è da evitare il semplice accordo orale.

È necessario stabilire dei limiti temporali oltre i quali non si ritiene più in vigore la proposta. Il termine di validità, dunque, è di 60 giorni, anche se spesso si imposta una scadenza a 30.

Contrariamente a quello che si pensa il preventivo non è un contratto, ma una semplice proposta commerciale

Può però rappresentare il documento su cui si basa un futuro accordo. Se invece si intende originare un contratto direttamente con il preventivo, attraverso l’accettazione, occorre inserire i necessari riferimenti normativi.

Il preventivo efficace

Includere e descrivere tutti gli elementi è giusto, però, spesso, non è sufficiente. Alcuni clienti, soprattutto se di rilievo, pretendono qualcosa in più. Dovrai quindi spendere del tempo per creare un pratico strumento che possa aiutarti.

C’è da dire, inoltre, che la richiesta di preventivo deve essere soddisfatta in un tempo ragionevole. Tardare potrebbe rendere i tuoi sforzi vani. Mettere a punto, quindi, un prototipo collaudato ti renderà tutto più semplice e veloce.

Organizzare le sezioni

Cercheremo di andare oltre il semplice foglio di calcolo esponendo la proposta in modo più articolato. Lo scopo di utilizzare tale sistema è di guidare il lettore alla decisione finale con le giuste conoscenze.

Guida alla consapevolezza

Inizia identificando te e il cliente, indicando dall’inizio l’ambito che caratterizza il rapporto. Riporta data di consegna del preventivo e scadenza per la validità

Dapprima chiarisci il processo, precisando l’evoluzione dei singoli passaggi e momenti rilevanti, è importante adesso trasmettere una valida conoscenza del flusso di lavoro. In questo modo verranno evidenziate le complessità o particolari aspetti.

Le attività dedicate, con riferimento a cosa è compreso e cosa no, devono essere scritte nel dettaglio, magari con riferimento a eventuali soggetti coinvolti e metodologie adottate. Oltre a ciò è utile spiegare perché si rendono necessari determinate operazioni.

L’obiettivo è di trasmettere valore e giustificare la spesa che leggerà subito dopo.

Richiesta dell’investimento

Una volta che il cliente ha ben chiaro l’offerta e come si evolve il lavoro, puoi proporre l’investimento necessario. Con riferimento alle voci esposte in precedenza verranno associati i prezzi e possibili costi extra, citando l’IVA (se compresa o meno). 

Infine descrivi i termini e le condizioni utili a regolamentare il rapporto. Dovrai spiegare, fin da subito, le modalità di pagamento, precisazioni sul contenuto della proposta, come comportarsi con eventuali controversie e così via. 

Non è obbligatorio seguire questa procedura, ma tieni conto che in questo modo si crea un vantaggioso sviluppo nel rapporto. Così facendo, infatti, il cliente arriverà alle fasi cruciali con un appropriato grado di consapevolezza.

Come comunicare

Utilizza un chiave comunicativa semplice poiché potresti parlare a un destinatario inesperto. Questo implica l’omissione di tecnicismi e acronimi che potrebbero infastidire.

Non riempire il preventivo di cose superflue, tutto deve avere uno scopo preciso, maggiore è il numero di elementi inseriti e più complesso sarà il lavoro di gestione. Approfondire non vuol dire fornire una guida completa su come svolgere il lavoro.

Per capire le reali esigenze del cliente è preferibile avere un colloquio conoscitivo, prima di redigere il preventivo. Questo aiuta a costruire e personalizzare gli elementi.

Quando invii la proposta è opportuno sfruttare l’email di accompagnamento. Anticipando il contenuto e l’organizzazione della proposta, infatti, riesci preparare e indirizzare la lettura del destinatario.

Le potenzialità di un preventivo efficace grafico

Anche la forma ha la sua importanza. Nel digital marketing il fattore creativo ha un certo rilievo. Sfruttando, quindi, l’impatto visivo è possibile veicolare immediatamente il messaggio. 

Vediamo quindi come fare un preventivo grafico.

Utilizza un layout funzionale, organizza bene gli spazi per facilitare la lettura e adotta una distribuzione razionale delle sezioni, con i costi e i tempi. Sono molto utili, in questo caso, mockup dedicati di post o pagine web per definire l’offerta in termini di qualità.

Devi sapere che l’occhio del lettore cade sempre nella parte relativa al prezzo, cerca di posizionare degli esempi a supporto proprio in quei punti. Così darai concretamente l’idea di cosa sta acquistando. 

I colori possono aiutare a organizzare il contenuto, separando e evidenziando le aree di interesse. Non usare tinte eccessivamente vivaci per non disturbare, soprattutto nelle sezioni importanti.

L’elemento visivo assume importanza soprattutto in fase di presentazione, poiché veicola meglio le informazioni. Il classico muro di parole, infatti, viene spesso ignorato e chi legge preferisce sapere direttamente il costo.

Best practice di preventivo efficace per il Web Marketing

Presentare un preventivo per il web marketing non è sicuramente un’attività rapida. Questo settore, particolarmente versatile, include interventi una tantum e impegni periodici, quindi è opportuno adottare il giusto approccio

Digital PR

Affrontare un lavoro continuo estende il rapporto anche per mesi o più. Parliamo, in questo caso, di social media marketing, posizionamento nei motori di ricerca (search engine optimization) o attività di blogging. 

Potresti dover introdurre un altro documento essenziale: il piano editoriale. Puoi inserirlo come allegato o magari specificare quando consegnarlo, in tutti e due i casi ti sarà utile sapere come creare un piano editoriale efficace.

Cerca di creare coerenza nei documenti, non solo di contenuti, ma anche stilistica.

Detto questo iniziamo col dire che è meglio gestire da subito il lavoro di pubblicazione.

Specifica quindi il numero e la cadenza e se dovrai farti carico di operazioni correlate, come ad esempio l’editing grafico. La voce: “pubblicazione di 5 post al mese su Instagram” potrebbe essere limitante e difficile da gestire.

Dedicare una sezione alle campagne di advertising è importante per prevedere il budget a disposizione che deve essere specificato.

L’assistenza tecnica su piattaforme utilizzate, come ad esempio Business Manager, ha un peso ed è meglio regolarla da subito. Tieni conto, inoltre, di particolari eventi e ricorrenze, quindi trasferte con spese e tempi dedicati.

Nel caso di pubblicazione tempestive, come nell’instant marketing è utile indicare il numero di lavori che possono essere sostenuti. Lasciare campo libero al cliente, che potrebbe assumere il comando di determinate situazioni, a lungo andare può diventare un problema.

Quella del real time marketing è una tecnica da non sottovalutare poiché produce ottimi risultati. Il mio consiglio è di approfondire per capire come sfruttarla a tuo favore.

Web design

Il lavoro può consistere anche in precisi progetti. Un sito web, una landing page o specifici asset di marketing sono degli esempi. Il rapporto, pur essendo limitato, deve seguire dei criteri precisi.

Vanno incluse precise voci, ad esempio la realizzazione di un sito web deve prevedere il dominio e l’hosting, con i dovuti costi. Oltre a ciò conviene regolare le operazioni di backup poiché consiste in un intervento impegnativo.

Funzionalità, contenuti e struttura della piattaforma sono da definire.

Ti conviene presentare le fasi di progettazione a seconda della difficoltà. Prevedi magari due o tre esempi da far scegliere e informa dal primo momento il cliente riguardo il materiale necessario.

Anche qui ti conviene “educare” il destinatario. Meglio stabilire sin da subito il numero di modifiche che possono essere richieste. Questo per non sottostare a continue variazioni in corso d’opera.

Già da questi accorgimenti si capisce come la classica lista si adatti poco al settore del digital marketing.

Come gestire il compenso

Visti le tipologie di lavoro, occupiamoci di come gestire il compenso del professionista.

C’è da dire che, in questo caso, entrano in gioco molte variabili come: il settore, l’entità del lavoro, la tua esperienza e così via. Tutto comunque parte dal regime fiscale che hai adottato.

Puoi scegliere una tariffa oraria, calcolata in base al tempo impiegato, oppure il pagamento ripartito per singoli servizi. Quest’ultima opzione è preferita dal cliente poiché con essa si rendo conto del reale impegno da parte sua. Sta a te comunque la decisione.

In entrambi i casi ti consiglio di prevedere un anticipo, oppure percentuali di pagamento diluite nel tempo. Questo perché ci saranno sicuramente dei cambiamenti in corso e non è conveniente tutto il pagamento a lavoro finito.

Inoltre questo metodo ti consente di avere un maggiore controllo della situazione, limitando comportamenti sconvenienti o regolando l’andamento del lavoro.

Il preventivo va pagato?

La risposta a tale domanda è: dipende.

Di norma è un tipo di attività gratuita, ma nel caso in cui la qualità richiesta lo ha reso, a tutti gli effetti, una consulenza non è da escludere un pagamento. 

Concettualmente il preventivo anticipa qualsiasi tipo di attività lavorativa, in caso, però, di uno studio preliminare prendi precisi accordi in merito prima di metterti all’opera. 

L’analisi della situazione di partenza è un possibile step in questo settore e esige un certo impegno. Quindi se il processo richiede un tempo rilevante, atto allo svolgimento di particolari verifiche, puoi optare per il dovuto corrispettivo.

Cosa scrivere alla fine

Come visto all’inizio, i termini e le condizioni rappresentano la parte finale del preventivo, ma potrebbe esserci dell’altro.

Non sono da escludere ulteriori dubbi da parte del cliente, soprattutto in presenza di investimenti consistenti.

Sarà qui, allora, che sfrutterai i lavori passati. Se inserisci recensioni, case studies e collaborazioni autorevoli potrai disporre della riprova sociale utile all’incentivo finale.

Saprai sicuramente che è lo stesso metodo utilizzato nel funnel di vendita, dove un utente informato adeguatamente e in procinto di decidere, viene aiutato a farlo, magari dall’esperienza trasmessa da altri. Sfruttare questa metodologia è sicuramente utile.

Perché scrivere un preventivo in questo modo?

C’è la tentazione di scrivere la classica tabella da inoltrare a tutti, suddivisa in spese e servizi con il totale alla fine. A volte i tempi non giocano a tuo favore e magari quella settimana devi rispondere a più richieste. 

Un preventivo ben strutturato e costruito in modo sartoriale, oltre ad assicurare la riuscita, rappresenta l’occasione di trasmettere un certo valore.

Biglietto da visita aziendale

Se ci pensi anche questo è un lavoro che stai consegnando. È la possibilità di far vedere il tuo approccio e il metodo lavorativo, nonché la preparazione in materia.

Spesso si include una presentazione anche se è stato stabilito un contatto in precedenza. Di fatto il contesto è diverso: il lettore sta effettivamente parlando con una persona che pagherà.

Non è sbagliato, quindi, presentarsi evidenziando l’esperienza raggiunta. Dedica una sezione, non troppo grande, mettendo in luce le qualità che ti contraddistinguono e inserendo, come visto, qualche utile riprova sociale.

Un mezzo per battere la concorrenza

Probabilmente il cliente si trova in piena fase decisionale e non è da escludere che abbia per le mani altre proposte. Ecco che allora avrai bisogno di distinguerti. 

Tra le opzioni che avrà a disposizione sceglierà, non solo quella con i tempi e i costi migliori, ma anche quella con la più alta probabilità di riuscita. Il preventivo che sia riuscito a comunicare efficacemente per cosa e perché spenderà quella cifra potrebbe essere preferito.

Quindi un documento organizzato in un certo modo può diventare un valido mezzo di persuasione, con cui battere la concorrenza. 

Conclusione

Una cosa è certa: il semplice passaparola inteso come unica strada per prendere il cliente non sempre è una tattica vincente. Adottare un approccio attivo permette l’ottenimento in tempi ridotti.

Non sarai in grado di creare fin da subito un modello proporzionato alle tue esigenze, ma le esperienze e gli errori ti consentiranno di adattarlo alle situazioni in modo rapido ed efficace. 

Ricorda, prenditi il tempo necessario e non stilare in modo generico la tua proposta. Anche se ci vuole impegno avrai a disposizione un valido strumento che ti aiuterà ad acquisire clienti importanti.

Condividi l'articolo

Iscriviti alla Newsletter

Se vuoi ricevere aggiornamenti sul mondo di Digital flow e affini, iscriviti alla newsletter.

Niente spam, lo odiamo quanto te. 

Articoli correlati

Vuoi scoprire tutti i nostri articoli?

Guida Instagram "Profilo efficace"

É finalmente disponibile la nostra guida: